Mit Dateien arbeiten
Meine Dateien bietet ihnen die Möglichkeit Dateien zu verwalten.
Sie haben die Möglichkeit eigene Dateien zu speichern, neue Dateien zu erzeugen, Material zu verlinken und einigem mehr.
Ihre Dateien können Sie in einer strukturierten Ordnerstruktur ablegen und teilen.
Lernen Sie den Umgang mit Dateien im Schulcampus RLP kennen.
Neues Material erstellen
Schritt 1
Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie vorhandenes Material von Ihrem lokalen Speicher in den Sicheren Onlinespeicher laden möchten. Klicken Sie auf + NEU.
Schritt 2
Schritt 3
Navigieren Sie in Ihrer lokalen Dateiablage zu der Datei / den Dateien, die Sie in den Sicheren Onlinespeicher ablegen möchten. Klicken Sie auf ÖFFNEN und der Upload beginnt.
Neues Material erstellen
In Meine Dateien können Sie sowohl vorhandene Dateien speichern als auch auf externe Inhalte verlinken.
Neues Material erstellen - Hyperlink
Schritt 1
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie einen Hyperlink zu einer externen Homepage als Neues Material anlegen möchten. Klicken Sie auf + NEU.
Schritt 2
Wählen Sie Neues Material.
Schritt 3
Kopieren Sie z. B. einen Link aus der Adressleiste Ihres Browsers und fügen Sie ihn ein. Klicken Sie auf OK.
Schritt 4
Ergänzen Sie die Metadaten und nehmen Sie, wenn gewünscht, Freigaben vor. Klicken Sie auf SPEICHERN.
Alternative:
Klicken Sie auf Meine Inhalte und verwenden Sie den Shortcut zum Einfügen (STRG + V / COMMAND + V). Kopieren Sie zunächst den gewünschten Link aus dem Browser. Sobald Sie sich in Meine Inhalte befinden, drücken Sie den Shortcut zum Einfügen (STRG + V / COMMAND + V), sodass der Link direkt eingetragen wird.
Klicken Sie auf SPEICHERN.
Neues Material erstellen – Hyperlink
Auch Links zu externen Anbietern können als Neues Material hinzugefügt werden.
Hyperlink über Shortcut – Tastenkombination einfügen
Markieren Sie die Internetadresse und kopieren Sie diese mit STRG+C. Navigieren Sie zu dem Ordner, indem Sie den Link abgelegen möchten. Fügen Sie den Link mit STRG+V ein. In der darauf folgenden Schnellbearbeitung können Sie die Metadaten eintragen und Freigaben vornehmen. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Speichern ab.
Die Schnell-Bearbeitung
Die Eingabemaske Schnell-Bearbeitung erscheint beim Upload von Dokumenten in den Schulcampus RLP. Zusätzlich erreichen Sie diese, zum Nachtragen von Informationen, über das 3-Punkte-Menü an jedem Dokument.
Folgende Eingaben und Aktionen können über die Schnell-Bearbeitung durchgeführt werden:
- Die Materialart zur besseren Einordnung des Dokumentes.
- Schlagwörter tragen zum besseren Auffinden in der Suche bei.
- Eine direkte Möglichkeit, Freigaben an das Kollegium der Schule oder an eine wiederkehrend adressierte Person zu erteilen.
- Eine schnelle Angabe der Lizenzen.
Datei erstellen - OnlyOffice
Schritt 1
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das OnlyOffice-Dokument erstellen wollen.
Klicken Sie auf +NEU und anschließend auf Office-Dokument.
Es stehen ihnen 3 Formate zur Verfügung: Textdokument, Tabelle und Präsentation.
Schritt 2
Benennen Sie das Office-Dokument und wählen Sie den Dateitypen aus. Klicken Sie danach auf Erstellen.
Schritt 3
Über das Drei-Punkte-Menü und dessen Menüpunkt Freigeben, erscheint die Schnellansicht. Dort können Sie Kolleg:innen zu der Bearbeitung eines Dokuments einladen und ihnen entsprechende Freigaben erteilen. Nach der Freigabe mit dem entsprechenden Bearbeitungsrecht (Mitarbeiter oder Koordinator) kann das Office-Dokument dann kollaborativ bearbeitet werden.
Schritt 4
Die Speicherung während der Bearbeitung findet automatisch statt.
Achtung!: Alle, an dem Projekt beteiligten Nutzer:innen, müssen zur abschließenden Sicherung das Tab des Dokuments schließen. Nur so findet die vollumfängliche Sicherung statt!
OnlyOffice Dokument erstellen
In Meine Dateien steht ihnen das Online-Office Programm OnlyOffice zur Verfügung.
Sie können damit Textdokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen. Diese können bei einer entsprechenden Freigabe kollaborativ bearbeitet werden.
Achtung: Alle an dem Projekt beteiligten Nutzer:innen müssen zur abschließenden Sicherung das Tab des Dokuments schließen. Nur so findet die vollumfängliche Sicherung statt!
Hinweis
Das Online-Office Programm OnlyOffice des Schulcampus erstellt Textdokumente, Tabellen und Präsentationen im Format docx, xlsx und pptx. Nur diese Formate können in OnlyOffice geöffnet werden.
Datei freigeben
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, die Sie freigeben wollen. Wählen Sie die Datei aus. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie Freigeben.
Schritt 2
TIPP: Während der Eingabe bekommen Sie schon mögliche Benutzer:innen oder Benutzergruppen vorgeschlagen. Diese können Sie anklicken und somit Ihre Eingabe verkürzen.
Schritt 3
Schließen Sie die Dateifreigabe mit einem Klick auf Speichern ab.
Schritt 4
Schnellzugriff: Markieren Sie die gewünschten Dateien und wählen Freigeben. Sie können die Berechtigungen aktualisieren oder ersetzen.
Dateien freigeben
Sie können Dateien privat ablegen und mit einer entsprechenden Freigabe anderen Nutzer:innen zugänglich machen.
Datei - Lizenz bearbeiten
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schließen Sie die Lizenzierung mit einem Klick auf Speichern ab.
Eigenes Material lizensieren
Nach deutschem Recht, genaugenommen dem UrhG, kann ein Werk gar nicht NICHT urheberrechtlich geschützt sein, außer, der/die Urheber/in ist seit mindestens 70 Jahren tot, denn dann gilt es als gemeinfrei.
Die Person der Urheberschaft kann allerdings die uneingeschränkte Verwendung seines/ihres Werkes oder die Nutzung unter bestimmten Bedingungen erlauben. Egal, wie sich ein/e Urheber/in entscheidet – es bedarf immer einer Nutzungserlaubnis, also einer Lizenz.
Wenn ein Werk keine entsprechende Information oder auch keinen Hinweis auf den/die Urheber/in enthält, es also unlizenziert ist, bedeutet dies, dass es nicht frei genutzt werden darf.
Für Ihre Tätigkeiten im Schulcampus bedeutet das, dass Sie selbst erstellte Werke mit einer Lizenz versehen müssen, wenn Sie anderen Personen Nutzungsrechte einräumen möchten.
Je nachdem, wie Ihre Antwort lautet, greifen das UrhWissG (§§60a-60h UrhG), das Zitatrecht (§51 UrhG) oder die durch eine entsprechende Lizenzangabe eingeräumten Nutzungsrechte.
Nutzung von Materialien im Unterricht/Freigabe innerhalb der eigenen Bildungseinrichtung gemäß §60a UrhWissG:
- Absatz 1:
15% eines Werkes (z.B. Tageszeitungen oder Publikumszeitschriften, sofern diese nicht vergriffen sind) - Absatz 2:
Vollständig genutzt werden dürfen- Abbildungen und einzelne Beiträge aus derselben Fachzeitschrift oder wissenschaftlichen Zeitschrift
- sonstige Werke geringen Umfangs (Druckwerke bis 25 Seiten, Filme und Musik bis 5 Minuten)
- vergriffene Werke
- Absatz 3:
Nicht verbreitet werden dürfen- Aufnahmen öffentlicher Vorträge/Aufführungen
- Werke, die ausschließlich für den Unterricht an Schulen geeignet, bestimmt und entsprechend gekennzeichnet sind
- Vervielfältigung von Musiknoten
Auch genutzt werden dürfen alle Werke, für die Sie eine entsprechende Lizenz besitzen (z.B. eine CC-Lizenz oder eine, die Sie/die Schule käuflich erworben haben).
Teilen von Materialien außerhalb der eigenen Bildungseinrichtung
Ziel des Schulcampus RLP ist es, Ihnen den Austausch mit Kolleg:innen auch außerhalb Ihrer Schule zu ermöglichen.
Mit Freigaben von fremden Inhalten an allgemeine Gruppen wie LEHRKRÄFTE IN RLP oder ALLE in RLP (Lehrer/innen + Schüler/innen) ist aber vorsichtig zu verfahren. Das gilt auch, wenn Sie Sammlungen freigeben wollen oder beispielsweise für ein Arbeitsblatt teilweise fremde Inhalte verwendet haben.
Sind Werke nicht entsprechend lizenziert, z.B. mit einer CC-Lizenz oder der Kennzeichnung „gemeinfrei“, ist die Verbreitung untersagt. In diesem Fall können Sie ggf. mit einem Link auf das Material verweisen.
Denken Sie auch immer daran, Lizenzen korrekt anzugeben, auch wenn es sich um eine CC0-Lizenz handelt!
Die 5V-Freiheiten für Offenheit geben Ihnen einen Überblick, was mit einer entsprechenden Lizenzangabe möglich ist:
Datei – Lizenz bearbeiten
Versehen Sie ihre Datei mit Nutzungsrechten.
Verschiedene Lizenzmodelle stehen zur Verfügung.
- Kennzeichnung für gemeinfreie Inhalte / CCO,
- die Creative Commons Lizenzen,
- eigene, selbst formulierte Lizenzen,
- spezielle Lizenzen wie für Inhalte gemäß dem deutschen Urheberrecht § 47 (Schulfunk).
Quellen und weiterführende Information:
Datei - Metadaten bearbeiten
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, deren Metadaten Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü.
Schritt 2
Wählen Sie Infos bearbeiten aus.
Schritt 3
Didaktische Informationen: Curriculum RLP, Materialart und Fachgebiet
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Datei – Metadaten bearbeiten
Metadaten – Merkmale, die eine Datei beschreiben. Sie ermöglichen beispielsweise ein gezieltes (wieder-)finden.
Datei - Metadaten-Vorlage RÜCKSPRACHE NÖTIG!!
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, dessen Metadaten-Vorlage Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das 3 Punkte-Menü, wählen Sie Infos bearbeiten.
Schritt 2
Der Schalter zur Aktivierung der Vererbung ist standardmäßig eingeschaltet.
Tragen Sie die Metadaten (Materialart, Schlagworte) ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf SPEICHERN.
Schritt 3
Die Aktivierung des Schalters zur Eintragung Erweiterte Infos anzeigen ermöglicht die Eintragung einer Beschreibung.
Schritt 4
Die Metadaten Vorlage lässt sich jederzeit deaktivieren. Hierzu müssen Sie den Schalter zur Aktivierung der Vererbung ausschalten.
Hinweis: Nach der Deaktivierung wird neu hinzugefügtes Material ohne Metadaten ergänzt. Vorhandenes Material behält seine Einstellungen.
Datei Metadaten-Vorlage und Metadaten-Vererbung
Die Metadaten-Vererbung ist eine Funktion, die das Sammeln von Objekten in Ordnern stark vereinfacht. Über das einmalige Bearbeiten der Metadaten Vorlage lassen sich die Metadaten (Materialart, Schlagworte, etc.) für alle ab dem Zeitpunkt in den Ordner eingefügten Dateien erstellen. So sparen Sie sich die lästige wiederholte Eingabe der beschreibenden Daten.
Datei - kollaboratives Arbeiten
Schritt 1
Schritt 2
Dazu klicken Sie bei der Datei im Drei-Punkte-Menü die Auswahl Freigeben an.
Schritt 3
Schritt 4
Ihre Mitbearbeiter:innen finden die freigegebene Dateien in Für mich freigegeben.
Alternativ kann auch im Abschnitt Gemeinsame Inhalte eine Ordnerstruktur angelegt werden, bei der entsprechende Freigaberechte verteilt wurden.
Schritt 5
Zum Öffnen wählt die Person die Datei mit einem Doppelklick aus oder klickt auf das Drei-Punkte-Menü und wählt Öffnen.
Schritt 6
Schritt 7
Datei – kollaboratives Arbeiten
Die in OnlyOffice erstellten Dateien (Textdokument, Tabellen und Präsentationen) können nach der entsprechenden Freigabe gemeinsam und zeitgleich bearbeitet werden.
Datei - Workflow
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, deren Arbeitsfluss/Workflow Sie verwalten möchten.
Klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf Workflow.
Schritt 2
Verteilen Sie Verantwortlichkeiten. Wählen Sie eine:n Nutzer:in oder eine permanente Gruppe aus. Setzen sie einen Status. Fügen Sie einen Kommentar hinzu. Die Workflow-Aktivitäten werden protokolliert.
Datei – Workflow
Workflow vereinfacht die gemeinsame Verwaltung von Dateien.
Definierbarer Status, Zuständigkeiten und eine Historie helfen Ihnen Bearbeitungsstände abzubilden.
Dateien zur Merkliste hinzufügen
Die Befüllung mit Material kann aus Meine Dateien heraus erfolgen.
Schritt 1
Klicken Sie am gewünschten Element auf das 3-Punkte-Menü und anschließend auf Auf Merkliste.
Das Material wird in Ihrer persönliche Merkliste gespeichert und kann von Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiedergefunden werden.
Schritt 2
Um die Merkliste zu öffnen und das gesammelte Material zu verwenden, klicken Sie Ihr Profilmenü an. Darin finden Sie den Menüpunkt Merkliste.
Schritt 3
Die von Ihnen hinzugefügten Materialen können Sie Herunterladen oder von der Liste löschen.
Dateien zur Merkliste hinzufügen
Dateien und Suchergebnisse von Sammlungen lassen sich in einer Merkliste ablegen.
Aus dieser Merkliste können Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt in einem Ordner ablegen, einer Sammlung hinzufügen oder einfach nur ausdrucken und anschließend löschen.
Datei - Sammlung befüllen ABSPRACHE NÖTIG!!
Schritt 1
Navigieren Sie in Meine Dateien zu dem Material (Datei), das Sie mit einer Sammlung verknüpfen wollen.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü.
Schritt 2
Klicken Sie auf In Sammlung.
Schritt 3
Wählen Sie die Sammlung aus, in welche die ausgewählte Datei als Verknüpfung hinzugefügt werden soll. Wird Ihnen die Sammlung nicht angezeigt (zuletzt verwendete Sammlungen) können Sie diese über die Suche finden. Ein Klick auf die gewünschte Zielsammlung fügt die Datei der Sammlung hinzu.
Sie können hier auch eine neue Sammlung erstellen.
Datei – Sammlung befüllen
Sammlungen sind die alternative Ablage und Möglichkeit zur Verteilung von Material (Dateien und Links). Dateien lassen sich mit Sammlungen verknüpfen.
Varianten erstellen
Eine Form des Kopierens einer Datei, ist das Erstellen einer Variante.
Varianten sind Kopien der Ursprungsdateien mit der Möglichkeit diese in Meine Inhalte zu speichern.
WICHTIG: Die Ursprungsdatei muss mit einer freien Lizenz gespeichert werden.
Beispiele für passende Lizenzen sind:
CC0 – PD – CC-BY oder CC-BY-SA
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, von der Sie eine Variante erstellen wollen. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie im 3-Punkte-Menü Als Variante öffnen an.
Schritt 2
Vergeben Sie für die Variante einen eindeutigen Namen (z.B. mit vorangestelltem Namen).
Sie können ggf. einen anderen Speicherort in Meine Inhalte wählen. Standardmäßig ist der Speicherort Inbox in Meine Inhalte eingestellt.
Schritt 3
Navigieren Sie zum Ablageort Ihrer Variante.
In unserem Beispiel haben wir die Standardeinstellung Inbox verwendet.
Varianten erstellen
Varianten sind Kopien einer Datei. Für die Erstellung einer Variante muss die Datei unter bestimmten Lizenzbedingungen gespeichert werden.
Beispiele für passende Lizenzen sind:
CCO – PD – CC-BY oder CC-BY-SA
Datei suchen
Schritt 1
Wählen Sie im Menü Meine Dateien aus.
Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein.
TIPP: Eine Beschränkung auf Schlagworte ergibt die besten Suchergebnisse. Satzstrukturen werden nicht berücksichtigt.
Schritt 2
Datei suchen
Für die Suche einer Datei steht ihnen in Meine Dateien eine Einfeld-Suche zur Verfügung.
Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein und betätigen Sie mit einem Klick auf die Eingabetaste.
Nach ihrem Suchbegriff wird in den Metadaten (z.B. Titel und Beschreibung) der gespeicherten Dateien gesucht. Bei Textdateien (z.B. OpenOffice und PDF) wird auch der Inhalt der Dokumente nach dem Suchbegriff durchsucht.
Datei - Für mich freigegeben-Ansicht umschalten
Schritt 1
Für das Umschalten der Ansicht navigieren Sie in Meine Dateien zum Ordner Für mich freigegeben.
Schritt 2
Ein Klick auf das Icon Freigaben-Empfänger-Umschalten bewirkt das Umstellen der Ansicht.
Umschalten der Ansicht
Der Ordner Für mich freigegeben ist, wie es der Name schon sagt, die Ablage für Dateien und Ordner zu denen Sie eingeladen wurde, d.h. eine Freigabe habe.
Standardmäßig bekommen Sie alle Elemente angezeigt. Mit einem Klick können Sie die Ansicht auf für die persönliche freigegebene Elemente reduzieren.
Datei - ausschneiden, kopieren und einfügen
Schritt 1
Navigieren Sie zu der Datei, die Sie ausschneiden oder kopieren möchten.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü-Icon.
Schritt 2
Wählen Sie Ausschneiden oder Kopieren.
Schritt 3
Navigieren Sie zu dem neuen oder weiteren Ablageort der ausgeschnittenen oder kopierten Datei. Klicken Sie auf EINFÜGEN.
Kopieren oder ausschneiden
Sie können den Ablageordner jederzeit ändern oder Dateien kopieren.
Datei - löschen, wiederherstellen und Papierkorb ausleeren
Schritt 1
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet, die Sie löschen wollen.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü-Icon.
Schritt 2
Wählen Sie Löschen.
Schritt 3
Eine gelöschte Datei können Sie vor der Leerung des Papierkorbs wiederherstellen:
Schritt 1
Navigieren Sie zum Papierkorb und suchen Sie dort die Datei, die Sie wiederherstellen wollen.
Schritt 2
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü-Icon und wählen Sie Wiederherstellen.
Papierkorb
Gelöschte Dateien können vor der Leerung des Papierkorbs wiederhergestellt werden.